Udtrykket “data” refererer til primære detaljer eller digitale fakta relateret til en begivenhed eller transaktion. Dataene lagres og opbevares på en computer eller et netværk. Software som HiTech Financial Accounting behandler disse elektroniske data. Dataene gemmes også i trykt eller papirform. Da bogføringen er begrænset til transaktioner og begivenheder af finansiel karakter, vil regnskabsoplysningerne være bestående af kendsgerninger af finansiel karakter vedrørende transaktioner og begivenheder i en økonomisk enhed for den perioderegnskab. Desuden skal de regnskabsmæssige data underbygges af bilag. Derfor understøtter dokumenter, der er kendt som støttedokumentation, dataene. Dataene er normalt uorganiserede og usammenhængende i sin rå form. Det kan ikke forstås. Således regnskabsmæssige behandler rå data som “information” finite at gøre det nyttigt og meningsfuldt, som kan bruges i beslutningsprocessen af forskellige brugere af regnskabsmæssige oplysninger.
De regnskabsmæssige data, der behandles af regnskabscyklussen, giver således regnskabsoplysninger. Dataene indsamles, registreres, klassificeres, grupperes, værdiansættes, tabuleres, organiseres, organiseres og opsummeres, så de præsenteres i form af oplysninger, som brugerne kan bruge til at træffe beslutninger.
Regnskabsdata omfatter transaktioner og finansielle begivenheder vedrørende en enhed for regnskabsåret understøttet af bilag. F.eks. dokumenteres tilgange og betalinger ved modtagelse af køb pr. faktura, salg efter udgående faktura, indgående returneringer med kreditnota, udgående returvarer med debetnota, udgifter efter fakturaer eller ruller af betaling osv.
Således er den første og vigtigste funktion af bogføring at indsamle data, der understøttes af dokumentation for at sikre ægtheden. Regnskabsmæssige processer består i at registrere i de originale bøger; at klassificere (bogføring i finansregnskabet). Sammenslutningen (anbringelse af transaktioner af samme art på et sted på en konto), der skal værdiansættes (søgning af værdien ved årets udgang efter saldo eller værdiansættelse), til tabuleringen (opstilling af en liste over saldi og kontrol af aritmetisk nøjagtighed) og udarbejdelse af årsregnskabet (resultatopgørelse og balance) i form af en rapport til fremsendelse af oplysningerne.
